Minh Tâm – Bắt đầu từ ngày 1/7/2025, người dân và doanh nghiệp sẽ không còn phải đến trực tiếp văn phòng công chứng để thực hiện các thủ tục công chứng như trước. Luật Công chứng 2024 hiệu lực, hình thức công chứng điện tử chính thức được hợp pháp hóa và đưa vào áp dụng rộng rãi – mở ra một bước ngoặt quan trọng trong việc số hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Quy định về hình thức nộp hồ sơ mới nhất
1. Hình thức công chứng điện tử
Khác với Luật Công chứng 2014 – vốn chưa đề cập đến hình thức công chứng trực tuyến, thì Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025) đã lần đầu tiên quy định rõ ràng, chi tiết và có hệ thống về công chứng điện tử, tại Điều 62, Điều 63, Điều 64 và Điều 65. Theo đó:
- Công chứng điện tử là việc công chứng viên xác nhận hợp đồng, giao dịch thông qua phương tiện điện tử và hệ thống công nghệ thông tin, mà không cần tiếp xúc trực tiếp với người yêu cầu công chứng.
- Hình thức này bao gồm cả công chứng trực tuyến, tức là các bên có thể ký kết hợp đồng từ xa, tại các địa điểm khác nhau, nhưng phải được chứng kiến trực tiếp qua nền tảng số bởi công chứng viên.
- Điều kiện thực hiện:
- Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải có tài khoản định danh điện tử, chữ ký số, dịch vụ cấp dấu thời gian, và hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử đạt chuẩn.
- Phần mềm, thiết bị phải đảm bảo tính bảo mật, xác thực và có khả năng kiểm tra, truy vết khi cần thiết.
Tuy nhiên, theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử sẽ không áp dụng cho di chúc và các giao dịch dân sự mang tính đơn phương, nhằm đảm bảo tính khách quan và an toàn pháp lý.
Không phải tổ chức công chứng hay cá nhân công chứng viên nào cũng có thể thực hiện công chứng điện tử. Để đảm bảo an toàn và tính thống nhất, Luật Công chứng 2024 quy định rõ:
- Chỉ tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng) được cấp phép, có hệ thống kỹ thuật đạt chuẩn và đăng ký cung cấp dịch vụ công chứng điện tử mới được phép thực hiện.
- Công chứng viên phải có:
- Tài khoản định danh
- Chữ ký số hợp lệ
- Được phân quyền sử dụng hệ thống công chứng điện tử của tổ chức mà họ đang hành nghề.
2. Những lợi ích của công chứng điện tử
Việc đưa công chứng điện tử vào thực tiễn không chỉ là bước tiến công nghệ mà còn giải quyết hàng loạt bất cập trong hoạt động công chứng truyền thống, một số lợi ích của việc công chứng điện tử như:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải di chuyển, chờ đợi hoặc sắp xếp lịch hẹn với văn phòng công chứng, giờ đây người dân chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể ký kết hợp đồng ngay tại nhà hoặc tại nơi làm việc. Điều này đặc biệt hữu ích với người ở vùng sâu vùng xa, người lớn tuổi hoặc doanh nghiệp cần xử lý thủ tục nhanh chóng.
- Tăng cường tính minh bạch và chống giả mạo: Nhờ công nghệ xác thực điện tử, chữ ký số và dấu thời gian, công chứng điện tử giảm thiểu tối đa nguy cơ làm giả giấy tờ, giả mạo chữ ký hoặc tráo đổi nội dung hợp đồng – một vấn đề khá phổ biến trong thực tiễn.
- Đảm bảo giá trị pháp lý như công chứng truyền thống: Công chứng điện tử vẫn được thực hiện bởi công chứng viên đã được cấp phép hành nghề, với đầy đủ quy trình xác minh, lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm pháp lý. Như vậy, dù thực hiện qua môi trường mạng, giao dịch vẫn có giá trị pháp lý như công chứng giấy.
- Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Toàn bộ hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ trên hệ thống dữ liệu điện tử của tổ chức hành nghề công chứng và kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia, giúp việc tra cứu, đối chiếu hoặc sử dụng lại trong tương lai trở nên đơn giản, nhanh chóng.
Trên đây là bài viết tư vấn về Công chứng điện tử của Minh Tâm. Để biết thêm những thông tin pháp lý liên quan, Quý khách liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới đây.
=================
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN – DỊCH VỤ MINH TÂM
Trụ sở chính: Số nhà 33, ngách 282/36 phố Kim Giang, phường Định Công, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Văn phòng: Số 41 phố Trần Đăng Ninh, phường Kiến Hưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: 0975 422 046/0968 174 2850/ 0988 467 852.
Email: minhtam88.legal@gmail.com
